Abrir uma clínica de Medicina é um sonho para muitos médicos ou investidores no Brasil todo.
Saúde é uma demanda que sempre vai existir, então o investimento parece algo certeiro!
No entanto, mesmo um investimento tão seguro como um consultório médico não é totalmente imune a problemas!
Sua clínica pode enfrentar muita inadimplência, o que certamente pode bagunçar todo o desenvolvimento do seu negócio.
Ela também pode sofrer com falhas na gestão financeira, que é o coração de qualquer empresa.
Sem um controle financeiro bem feito e minucioso, a decadência da clínica também se torna um problema muito próximo.
Isso acontece principalmente se não houver um cuidado com os custos e se o financeiro da clínica não for bem separado das finanças pessoais do médico ou proprietário.
Há ainda a judicialização da prática médica! De acordo com dados do Conselho Nacional de Justiça, o número de processos judiciais abertos contra médicos aumentou 1.600% só entre 2005 e 2015.
Processos jurídicos são o tipo de coisa que pode causar uma imensa perda financeira, caso prove-se a falha do médico.
E mesmo quando a clínica ganha o processo, a imagem dela frente aos pacientes e à sociedade fica prejudicada.
E esses são só alguns exemplos de problemas que podem afetar um empreendimento tão sério.
Imagine a situação: Depois de anos de um curso de Medicina, ou um longo período guardando o dinheiro necessário para o investimento, você finalmente consegue realizar o sonho e abrir uma clínica médica!
No entanto, sem experiência de gestão e com problemas que fogem do seu controle, seu financeiro acaba tendo prejuízos – pequenos no início, mas que vão se tornando uma bola de neve!
Logo, sua clínica não saberá mais como sair do vermelho.
Com o tempo as coisas sairão do controle e a falência do seu consultório médico pode se tornar inescapável e o sonho pode acabar sendo um pesadelo.
Parece impossível? Pois saiba que não é uma realidade assim tão rara! A Federação Brasileira de Hospitais registrou 2.127 fechamentos de hospitais privados só entre 2010 e 2018.
Por isso, é preciso estar sempre ligado nos seus processos! Hoje o médico dono, de uma clínica, precisa ter um um pouco do feeling de empreendedor, ou contar com um software que realmente possa ajudar com a gestão financeira da clínica!
Mas e se a bola de neve já começou a se formar? Se as contas da sua clínica começaram a crescer demais? Talvez elas já tenham começado e você ainda não percebeu!
O que fazer?
Primeiro, tenha calma! A situação pode ficar muito ruim, mas com uma boa contenção de danos, todo problema pode ser superado.
Segundo: Acompanhe nossas 8 dicas para sua clínica sair do vermelho, retomar seu controle financeiro e não chegar nem perto da falência!
1. Aprenda a lidar com a inadimplência!
A inadimplência é um dos problemas mais presentes em qualquer tipo de empreendimento. No entanto, na medicina, ela pode ser ainda mais complicada.
Isso acontece porque, muitas vezes, o paciente não está ciente do quanto ele vai precisar investir em um procedimento médico!
Imagine se a pessoa não possui uma reserva financeira de emergência e, de repente, contrai uma doença séria.
O Brasil conta com o SUS, que é universal e gratuito, mas ele tem suas limitações e essa pessoa pode ir parar na sua clínica!
Ela precisa desse tratamento, mas depois de tudo realizado, se dá conta de que não terá a capacidade de pagar – gerando uma séria inadimplência para o seu negócio, já que você teve gastos com todo o procedimento!
E esse é só um dos exemplos! Muitas vezes, o paciente toma a decisão de fazer procedimentos caros e até desnecessários mesmo sabendo que não terá como pagar – é algo que pode acontecer com cirurgias estéticas, por exemplo.
Enfim, são muitas as situações em que sua clínica deverá lidar com a inadimplência. Por isso, é preciso saber lidar com ela!
Já temos um post com tudo sobre como lidar com pacientes inadimplentes!
Mas ficam as dicas: Organize bem o controle de pagamentos, analise o paciente inadimplente, elabore estratégias de cobrança, tenha canais eficientes de contato, negocie as prestações e, se nada der certo, considere a cobrança judicial.
E lembre também: Controle de perto os pagamentos com cheques ou cartões! Procure um software que permita esse controle em tempo real!
2. Controle as receitas e despesas!
Essa dica parece óbvia, mas muitas clínicas não possuem clareza sobre a necessidade de um bom controle de receitas e despesas!
A falta de controle financeiro é a origem de muitos dos problemas que podem fazer uma clínica médica falir.
É essencial então ter cada despesa organizada em categorias, com suas datas de vencimento – isso ajuda a evitar gastos desnecessários com multas ou juros!
Uma organização como essa ainda possibilita que você tenha uma previsão dos gastos por um bom tempo! Isso reduz o risco de sua clínica ser pega de surpresa por custos inesperados.
O controle de receitas também é muito útil!
Sabendo quanto dinheiro a clínica recebe – e prevendo os valores que receberá no futuro – você pode investir com tranquilidade, fazer reservas financeiras e até controlar com maior facilidade a inadimplência.
Nesse momento também é preciso calcular muito bem o valor de cada consulta!
Tudo isso pode ser feito através de planilhas físicas ou digitais. No entanto, o trabalho fica muito mais eficiente – sem falar que também é muito mais seguro – quando realizado em um bom software de gestão médica.
Um software de qualidade, como o Doctor Max, vai ajudar muito a organizar todos esses dados em um sistema integrado!
Fica muito mais fácil e controlável do que um monte de planilhas espalhadas, não é?
Lembre-se: procure sempre um software que entenda suas necessidades e te ajude a calcular seu capital de giro!
3. Separe seu financeiro pessoal do financeiro da clínica!
Se você ainda mistura as suas finanças com o dinheiro da clínica – pegando dinheiro do caixa para pagar contas pessoais, por exemplo – é hora de parar!
Esse é um dos erros de gestão mais comuns e mais prejudiciais que uma clínica pode enfrentar.
Ele bagunça todo o fluxo do caixa e fica muito difícil controlar as receitas e os gastos do seu empreendimento!
Já vimos que o controle financeiro é algo essencial para a sua clínica, então esse tipo de prática – que perturba o controle – deve ser abandonada imediatamente! Principalmente se sua clínica já está com problemas financeiros.
4. Reduza os custos da sua clínica médica
Quando seu financeiro está bom, é muito fácil perder o controle dos gastos.
Afinal, o dinheiro não está faltando, então qual o problema de gastar um pouco mais com a energia elétrica ou com algumas ausências de clientes?
Esse é um erro que pode dificultar sua gestão e, em um momento de dificuldade financeira, levar sua clínica médica à falência.
O primeiro passo para evitar isso é uma boa gestão financeira: Conheça seus gastos, avalie quais são necessários e quais podem ser eliminados, e evite multas e juros!
Além disso, você pode investir em processos automatizados, deixando o processo mais produtivo e eliminando gastos com papéis – e com o espaço para armazená-lo.
Custos de energia elétrica também podem ser um gasto muito grande em uma clínica. Avalie quais são essenciais!
O uso de um software offline, por exemplo, requer que sua clínica tenha um servidor, que pode consumir muita energia.
Por isso invista em um sistema na nuvem e economize muito, já que o servidor não precisará ser instalado na sua clínica.
Há ainda outros pequenos hábitos que podem ser aplicados! Compre canecas para os colaboradores para economizar o gasto com copos plásticos, reduza o gasto de materiais de escritório e prefira lâmpadas de LED: Essas são só algumas práticas.
5. Controle as faltas de seus pacientes
Pacientes que marcam consultas ou procedimentos e não aparecem podem ser um problema muito grande para sua gestão financeira!
Afinal, o médico programou aquele tempo exclusivamente para esse paciente.
Se o paciente não aparece, todo o período é desperdiçado: Fazendo com que a clínica não receba o valor que receberia e o médico fique ocioso.
Uma das melhores formas de reduzir as faltas é através de um contato direto com o paciente: Lembre-o da consulta e confira se ele realmente poderá estar presente!
O WhatsApp pode ser uma ferramenta muito poderosa para isso! Afinal, quase todo mundo utiliza essa rede social e o contato através dela é rápido, direto e não é invasivo.
Confira o WhatsApp integrado ao sistema Doctor Max e veja a agilidade e a economia que ele pode gerar!
6. Acompanhe os indicadores de sucesso
Há diversas métricas e indicadores que podem ajudar no controle do seu financeiro e na análise da saúde de sua clínica.
São dados muito úteis, como agendamentos/cancelamentos, ticket médio, novos pacientes, retenção, faturamento, inadimplência e taxa de ocupação!
Quer conhecer cada um deles? Confira nosso post sobre indicadores para clínicas!
7. Invista em um marketing de qualidade
Marketing é uma parte essencial do sucesso de qualquer negócio!
A saúde financeira da sua clínica depende da recepção de novos pacientes e da fidelização daqueles que já conhecem sua clínica.
O Inbound Marketing é um dos melhores caminhos para utilizar o potencial da era digital para converter pessoas interessadas em pacientes fidelizados!
Contudo, os investimentos em Outbound Marketing e também em redes sociais não podem ser desprezados.
Eles reforçam o nome da sua clínica, podem te tornar referência no setor e fazer com você sempre tenha receita entrando em sua conta!
8. Fidelize seus pacientes!
A fidelização de pacientes é um dos caminhos mais garantidos para manter seu financeiro longe do vermelho!
Além de irem até sua clínica sempre que precisarem de qualquer atendimento na sua especialidade, clientes fidelizados tendem a recomendar sua clínica para amigos e familiares!
Com isso, você mantém sua agenda sempre cheia, o que significa receitas positivas entrando todo mês!
Para conseguir essa fidelização, você precisa de um atendimento humanizado, clareza e eficiência nas marcações de consulta, e também no pós-atendimento!
Além disso, é preciso contar com a tecnologia, para que todos os momentos sejam o mais eficientes possível.
Dica final!
Deu para perceber que há uma necessidade que se repete em muitas de nossas dicas não é?
O uso da tecnologia é fundamental para manter sua clínica competitiva nesse mercado que vivemos na nossa era digital!
Por isso, procure um software de qualidade, que facilite sua gestão financeira e te ajude a ficar longe das crises!
Para isso, busque sempre quem entende do assunto!
Ficou com dúvidas sobre a gestão financeira da sua clínica? Baixe nosso eBook sobre o assunto! Sem gastar nada para isso, você pode alcançar excelência na gestão da sua clínica!
