Gestão Financeira para consultório médico: como ter mais organização?

A gestão financeira é o coração de toda empresa.

Sem ela, a manutenção da sua clínica ou consultório médico e seus investimentos futuros ficam comprometidos, no escuro.

Mesmo que o foco principal do seu consultório médico seja cuidar e melhorar a saúde de seus pacientes, ele também é uma empresa.

Portanto, requer atenção do gestor ou médico que cuida da parte administrativa.

Dividir essa jornada não é uma tarefa simples.

Geralmente quem faz a gestão é o médico da clínica e o mesmo não possui formação em administração ou contabilidade.

Mas, em sua função de gestor, ele precisa compreender e organizar as tarefas referentes ao administrativo e financeiro da empresa.

Mesmo que de forma simples, como gestor é fundamental que você compreenda uma série de detalhes importantes, que são de fato essenciais para o sucesso do seu consultório.

A gestão financeira para consultório médico é muito mais que o equilíbrio de uma conta corrente.

É sobre planejamento de investimento, organização de contas a pagar e recebimentos, organização de objetivos e metas, tributos e salários.

Para garantir que você não deixe nenhum detalhe passar, separamos os principais pontos a serem levados em conta na hora de fazer a gestão financeira da sua clínica médica e reunimos aqui, neste artigo.

Boa leitura.

Registre tudo minuciosamente no fluxo de caixa

Seu fluxo de caixa é a ferramenta que garante controle de todos os movimentos financeiros de sua clínica médica.

E é justamente por isso que ela é tão importante.

Diariamente você irá se deparar com seu fluxo de caixa.

Isso porque você precisa estar a par de todos os gastos e entradas de dinheiro da sua empresa.

Conhecer os custos e essa movimentação vai garantir que você se organize para fazer futuros investimentos no consultório e não sofra com períodos de baixa.

O registro de tudo deve ser feito: receitas e despesas.

É importante que você também saiba o que é custo fixo e custo variado, para ter uma noção ampla de seus custos.

Desde a compra de uma caneta para a recepção, passando por um computador para o consultório, ou qualquer outro item necessário para sua clínica, até o pagamento dos profissionais que estão contigo, tudo deve ser registrado.

Não seja descuidado. Cada centavo conta na hora de fechar as contas.

Tenha também como rotina a função de fechar o caixa. Assim, diariamente você saberá qual foi seu rendimento.

Trace metas e faça projeções

Visualize sua situação por inteiro analisando seu fluxo de caixa.

Se possível, compare semanas, meses e anos para ter um parâmetro amplo.

Compreendendo melhor como está seu fluxo de caixa, fica mais simples estabelecer metas e projeções financeiras para sua clínica.

Qual é a rentabilidade ideal para seu consultório? Qual o número ideal de atendimentos para cada dia, mês ou ano?

Qual é o número que você gostaria de atingir? O que você precisa para chegar até lá?

Fazer projeções é algo saudável para toda clínica.

Converse com seu time e veja todas as possibilidades de expansão que você e seu consultório possuem.

Aqui, é normal que o médico acabe alinhando fortemente as metas de seu consultório com as metas pessoais, já que seu consultório diz respeito a sua carreira.

Mas o mesmo não pode acontecer com suas contas! Cuidado!

Separe suas contas pessoais das contas da clínica

Isso parece óbvio, mas é uma questão que se repete com certa facilidade.

Como o médico muitas vezes também é o gestor da clínica, não é incomum encontrarmos consultórios inteiros administrados nas contas pessoais do médico.

Sua clínica tem um rendimento que por fim é lucro.

Este lucro vai para o gestor, que aqui também é o médico atendente.

Misturar as duas coisas é sinônimo de problemas a longo prazo.

Mesmo que o lucro seja do gestor, ele precisa saber quanto será investido na clínica.

Outra necessidade é a de se criar um fundo de reserva para possíveis períodos de baixa no atendimento.

A dica é pagar seu próprio salário, na mesma data em que se paga sua secretária e toda a sua equipe.

Isso vai garantir que você realmente consiga visualizar os resultados de sua empresa sem contar sua parte pessoal e perceber se seu fluxo de caixa está com saldo positivo.

Descubra se é benéfico para seu consultório atender através de planos de saúde

Caso o médico decida por se credenciar a um plano médico para atender seus pacientes, algumas coisas devem ser levadas em conta.

Uma coisa é fato: o recebimento dos atendimentos feitos através dos planos de saúde é bastante burocrático.

Por outro lado, vai garantir um maior número de atendimentos feitos pelo médico.

Cada plano de saúde paga um valor para cada tipo atendimento (consultas e exames, por exemplo).

Esse valor costuma estar abaixo do valor cobrado por uma consulta particular em seu consultório.

Isso significa que optar por se credenciar a um plano de saúde tem seus prós e contras.

Como cada caso é um caso, é importante que se faça uma análise do número de atendimentos feitos através destes planos.

Um equilíbrio entre os tipos de atendimento é necessário.

A resposta depende apenas da situação em que sua clínica se encontra e das metas de rentabilidade estabelecidas pelo gestor.

Opte por um software de gestão para te ajudar

Um software de gestão faz muitas das tarefas necessárias para o registro financeiro de sua clínica de forma automática.

Isso significa menos trabalho para o gestor, além de levar a quase zero o número de erros possíveis no lançamento dos valores no fluxo de caixa.

Com um software completo como o Doctor Max você tem:

  • Gestão financeira completa: Controle seu fluxo de caixa, receitas, despesas, controle de cartões e cheques,  emissão de boletos, maquininha de cartão e todo o controle financeiro da sua clínica em um só lugar.
  • Módulo contábil (by Contify): um escritório completo de contabilidade com um só clique. Emita DARF, controle seu livro caixa e fique sempre em dia com a Receita Federal diretamente do seu Dental Office sem depender de escritórios de contabilidade;
  • Relatórios: Com a função de relatório, você pode analisar e mensurar seus resultados com muito mais facilidade;
  • Cadastro de Pacientes: Preencha fichas de cadastros, anamneses, anotações, atestados, imagens e documentos diretamente no Dental Office de maneira simples e segura;
  • Agenda: Para que um consultório funcione bem, é indispensável uma agenda organizada. Controle suas consultas e retornos, diminua as faltas e configure suas agendas por profissional.
  • Além de poupar muito mais tempo, mantenha o dia a dia organizado e otimizado.

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