As funções de uma secretária podem ser um pouco nebulosas quando falamos de uma clínica médica. Algumas responsabilidades podem ser divididas com outros colaboradores, como as recepcionistas.
Contudo, algumas funções são delegadas especialmente a secretárias e que muito dificilmente, serão compartilhadas com outros profissionais.
Listamos neste artigo algumas dessas funções para você, que já trabalha na área ou que está em busca de emprego, saber quais são as funções de uma secretária médica. Vamos lá?
Ajudar na organização da clínica
Quando se trata da organização de uma clínica médica, muitos são os fatores levados em consideração. A organização vai muito além dos prontuários de pacientes. O espaço físico também precisa estar limpo, arrumado e aconchegante.
Para isso, uma das funções da secretária é de zelar pela condição de todos os espaços da clínica. Desde a recepção e a sala de espera, até o consultório onde são realizadas as consultas.
Outra questão que faz parte da organização do escritório é o controle de estoque. É papel da secretária realizar o inventário da clínica e realizar pedidos de insumos quando necessário. Uma das formas de tornar esse trabalho mais simples, é investir em um software de gestão especializado para clínicas médicas.
Gerenciar a agenda da clínica
Gerenciar a agenda da clínica é uma das principais responsabilidades de uma secretária médica.
Marcar, confirmar e remarcar consultas com antecedência, assim como passar os pacientes do dia para o médico responsável são apenas algumas dessas funções.
Além disso, é essencial manter a agenda organizada e atualizada. Retirar da agenda do dia faltas previamente avisadas, encaixar outros pacientes e manter os horários organizados para evitar atrasos.
Para garantir que a agenda esteja sempre organizada, as dicas são:
- Adotar uma agenda digital que facilite o seu trabalho
- Conhecer a rotina da clínica e do médico
- Envie lembretes aos pacientes um dia antes da consulta
- Ofereça canais de agendamento diversificados aos pacientes
- Conheça os pacientes da clínica
- Mantenha as consultas com um tempo mínimo de intervalo para prevenir imprevistos
Atendimento a pacientes
Apesar de atender aos pacientes também fazer parte do trabalho da recepcionista da clínica, essa também é uma das funções da secretária.
A secretária tem como papel no atendimento, garantir o bem-estar e trazer a melhor experiência para os pacientes que chegam a clínica.
É importante ressaltar que muitas vezes a secretária é o primeiro contato do paciente com a clínica. Portanto, o atendimento deve ser primordial.
As dicas para um atendimento de excelência são:
- Tenha empatia
- Seja sempre educado e simpático com o cliente
- Seja rápido e ágil no atendimento, mas não passe a impressão de estar com pressa
- Mantenha a sua atenção no cliente; evite dispersões
- Evite deixar o cliente esperando por longos períodos
- Em caso de clientes ríspidos, mantenha a calma e procure entender o problema do cliente
Auxiliar na administração da clínica
Assim como a secretária é uma das principais responsáveis pela organização física e de processos na clínica, outra função é o auxílio administrativo.
Quando falamos de administração nos referimos a uma lista de obrigações que vão do financeiro até o controle de estoque que já falamos acima. Normalmente, as obrigações administrativas são delegadas diretamente às secretárias e não passam para recepcionistas.
Entre essas atribuições estão:
- Pagamento e recebimento de contas
- Contato com fornecedores
- Controle de estoque
- Controle de fluxo de caixa
- Auxílio no pagamento de profissionais entre outros
Vale ressaltar que algumas clínicas tem profissionais específicos para algumas das atribuições listadas acima. Nesses casos, o papel da secretária é dar apoio e suporte a esses setores.
Por fim…
Neste post trouxemos algumas das funções de uma secretária médica, além de algumas dicas para você realizar o seu trabalho com maestria. Aqui, conseguimos compreender a importância e relevância de uma profissional competente para enfrentar todos os desafios da administração de uma clínica.
Lembre-se que ajudar na organização, agenda, realizar atendimentos e auxiliar na administração são algumas das funções. No entanto, cada clínica tem o seu modo de trabalhar e outras atividades podem ser incorporadas ao seu dia-a-dia.
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Enfim, esperamos que este artigo possa te ajudar a qualificar ainda mais o seu trabalho, ou te ajudar no mercado de trabalho.
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Agradecemos a leitura e até a próxima!
