Como não errar e manter em dia o faturamento dos convênios de saúde?

O faturamento de sua clínica ou consultório médico é um assunto bastante delicado.

Principalmente porque ele está diretamente ligado a saúde financeira do seu empreendimento. 

Quando o assunto são os faturamentos de convênios, o assunto fica um pouco mais complicado.

Optar por convênios em clínicas pode trazer diversos benefícios para o seu empreendimento.

Mas manter-se organizado e garantir que o faturamento através deles seja feito corretamente é essencial para não ter baixas em sua lucratividade. 

Como você realiza a manutenção dessas informações?

Manter a documentação dos convênios para fazer o faturamento sem perdas para o financeiro da sua clínica é essencial. 

Quer saber como fazer isso de uma forma simples e garantir a sua lucratividade mês a mês?

Então confira este artigo cheio de dicas e informações para te ajudar a manter o setor financeiro organizado e rentável.

Qual a importância do acompanhamento do faturamento de convênios?

Acompanhar o faturamento da sua clínica como um todo é muito importante.

Acompanhar e controlar o faturamento dos convênios é assunto sério e diferente do controle habitual de contas.

Receber o devido valor dos atendimentos feitos através dos planos de saúde envolve uma demanda bastante burocrática.

Portanto, para evitar que sua equipe perca tempo e refaça esta tarefa muitas vezes, alguns cuidados são essenciais. Estes cuidados são a fim de evitarmos glosas. 

Por vezes, a operadora do convênio de saúde se nega a pagar um serviço prestado pela sua clínica ou consultório médico.

Isso é uma glosa, e existem dois motivos principais que desencadeiam este problema:

  • A realização de procedimentos que não são cobertos pelo plano do paciente;
  • O preenchimento incorreto das informações na guia. 

Vale destacar que as glosas podem e costumam comprometer cerca de 10% do faturamento médio de uma clínica. Por isso esse detalhe merece toda a atenção do gestor. 

O primeiro cuidado deve ser ao receber as guias para a cobrança. A operadora do Plano de Saúde abre no sistema o lote por prestador, onde devem ser discriminados todos os procedimentos executados em sua clínica ou consultório médico. Logo depois, a operadora verifica os procedimentos prestados e os valores. 

A análise feita pela operadora do plano confere critérios técnicos e administrativos.

Caso as informações não confiram, o procedimento acaba sendo glosado e não é somado aos procedimentos pagos.

Caso o médico prestador não concorde com a determinação do plano de saúde, é possível recorrer a “revisão de glosa”. 

Para garantir que seus resultados sejam positivos e seu faturamento de convênios lucrativo, é necessário conferir a documentação e evitar glosas. 

Como evitar glosas?

Treine a equipe de colaboradores

Treinar sua equipe é a melhor forma de estabelecer uma eficiência uniformizada entre seus colaboradores.

Caso contrário, as rotinas administrativas, inclusive seus atendimentos realizados pelos convênios médicos, ficam desorganizados e a mercê de erros. 

O treinamento vai garantir que a parte burocrática do faturamento de convênios, aconteça sem erros. Contudo, é necessário que os treinamentos sejam feitos constantemente. 

Informatize e integre a gestão

Através da automação de processos, a administração da clínica ou consultório médico fica otimizada, possibilitando a redução das glosas. 

Isso acontece pois todas as informações acabam sendo preenchidas automaticamente, o que acaba evitando erros e resulta em um controle mais eficiente do ponto de vista da gestão. 

Por isso, usar softwares para sua gestão, além de economizar tempo, ajudam na lucratividade das clínicas. 

Estabeleça procedimentos e metas

Para garantir que todas as decisões sejam tomadas de forma eficiente, é necessário conhecer muito bem o funcionamento da clínica. 

Aqui, o gestor deve saber quais são os pontos que precisam ser feitos com maior cuidado.

A partir disso, deve ser estabelecido o procedimento de passo a passo do faturamento.

De acordo com as metas da clínica, o gestor poderá estipular a melhor forma de desenvolver todo o processo, evitando erros e garantindo bons resultados. As metas da clínica podem incluir um valor de redução de glosas.

O alcance destas metas exige uma análise do negócio por inteiro. Isso é possível através dos indicadores encontrados em softwares de gestão, além das auditorias feitas pelo gestor e pelas operadoras de plano de saúde.

Esse é nosso próximo ponto:

Faça auditorias constantes

Implantar procedimentos é uma forma eficaz de garantir a saúde do funcionamento da clínica.

Porém, isso se torna uma verdade apenas se o gestor seguir fazendo auditorias constantemente. Isso garante a efetividade de todo o trabalho. 

A análise e controle de informações vai permitir que as metas estabelecidas pelo gestor sejam reais e possíveis de serem alcançadas.

Fazer auditorias periódicas, irá entregar um panorama completo sobre a situação financeira da clínica e dos recebimentos dos planos de saúde. E, por fim, as metas de combate a glosas serão mais fáceis de serem alcançadas. 

O ideal é que as auditorias aconteçam a cada 6 meses e elas devem comparar sempre o faturamento e a redução de glosas com o período anterior.

Como garantir um controle eficiente do faturamento na clínica?

Garantir que o preenchimento da documentação do faturamento de convênios seja feito da forma correta e detalhado é essencial. 

As informações na guia precisam ser preenchidas com veracidade e precisão. O que vai evitar a ocorrência de glosas e permitirá o controle do recebimento do plano de saúde na clínica. 

Reduza custos

As auditorias feitas pelo gestor também são importantes para se saber como reduzir custos operacionais.

Além do mais, gargalos serão percebidos e corrigidos, o que vai ajudar e evitar o retrabalho. 

A redução de custos pode acontecer com materiais, nos processos e até na quantidade de colaboradores. Este é o primeiro passo para melhorar a eficiência de suas atividades. 

Faça um registro rigoroso

Tudo que ocorre deve ser registrado, pois para que sejam estabelecidas metas e feitas mudanças, é necessário conhecer o panorama por completo.

Este conhecimento deve ser baseado em informações precisas e verdadeiras, presentes em relatórios de registro feitos por você e sua equipe.

Registre todo tipo de entrada e saída, com um fluxo de caixa organizado. Isso vai ajudar a regular e controlar não apenas o faturamento de clínica, como também dos convênios. 

Estime um fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta para a gestão. Nele, é possível medir e compreender a saúde financeira da sua clínica ou consultório médico. 

Este conhecimento também pode ser usado para que o gestor faça uma projeção financeira da clínica.

Principalmente porque os pagamentos dos planos de saúde serão feitos apenas no futuro. 

Tenha uma reserva

Fazer uma reserva com os lucros da clínica é ideal para manter seu negócio de portas abertas. Existem períodos de baixa nos atendimentos. Isso é completamente normal.

Caso, durante um período, o valor recebido não corresponda ao valor estimado, a clínica pode entrar no vermelho.

Portanto, é necessário fazer uma reserva que será usada para o pagamento dos custos quando o valor pago pelos planos não corresponder às expectativas. 

Determine um valor para ser guardado todo o mês, principalmente nos períodos de alta nos atendimentos.

Depois de utilizar este saldo em períodos de baixa, lembre que continuar a fazer esta economia e repor o que foi gasto. 

Todas as dicas acima ficam muito mais fáceis de serem colocadas em prática, com a utilização de um software de gestão na sua clínica ou consultório médico. 

Descubra o Sistema Doctor Max e todas as ferramentas que podem ajudar a melhorar a saúde financeira do seu negócio. 

Como não errar e manter em dia o faturamento dos convênios de saúde?


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