Mais produtividade em sua clínica com estas dicas INCRÍVEIS

Está procurando mais produtividade em sua clínica médica?

Nós reunimos dicas incríveis para você nesse artigo.

A produtividade é um fator que impacta uma clínica em diversos setores.

Seja no atendimento, nas consultas ou na gestão, ela resulta em mais lucratividade no fim do mês e um dia a dia mais tranquilo.

Agilidade aliada a qualidade: este é o cerne da produtividade.

Por isso a busca por ambos é tão intensa por parte dos gestores.

Aí em sua clínica também existem duplas funções? Médicos-gestores, secretárias-gestoras?

Se sim, sabemos que são muitos atendimentos, obrigações e compromissos do seu dia a dia, o que torna difícil só administrar a sua clínica médica.

Em meio a tantos deveres, o controle dos processos administrativos acaba ficando de lado e isso pode trazer sérios prejuízos a longo prazo.

Por isso é tão importante que algumas ações sejam postas em prática.

Uma gestão efetiva é uma gestão organizada e produtiva!

Quer melhorar seus resultados e lucrar mais?

O caminho é se tornar mais produtivo a cada dia!

Confira:

A importância da organização dentro da clínica

Uma clínica médica, para ser produtiva, deve ser primeiramente organizada.

Isso porque quando tudo está em seu devido lugar e os fluxos de tarefas acontecem de forma ordenada, tudo acontece mais rápido, de forma mais fluida.

Manter sua clínica organizada vai trazer diversos benefícios e os principais deles são:

  • Aumento da produtividade;
  • Mais profissionalismo para o paciente;
  • Liberação de espaço;
  • Resultados positivos nas finanças.

São quatro pontos bem variados, percebeu?

Isso porque organização diz respeito a tudo, desde os ambientes da clínica como recepção e consultório, até a gestão administrativa completa.

Eliminar os papéis das mesas, investir em tecnologias para não consumir tanto espaço com prontuários e informações, até otimizar aquele processinho diário de fluxo de caixa e agendamento de consultas:

tudo isso é organização e impacta diretamente em sua produtividade.

Por isso, o primeiro passo é: o que você pode organizar?

Pensar em melhorar e otimizar processos sem “arrumar a casa” pode gerar retrabalho no futuro.

Converse com sua equipe. Este princípio de organização e produtividade também deve ficar muito claro para as pessoas que trabalham com você.

Afinal, é um esforço que deve acontecer de forma conjunta e impacta o trabalho diário de todos dentro da clínica ou consultório médico.

Vocês podem começar pela padronização de processos.

Pensem em tudo o que acontece hoje na sua clínica médica: as primeiras consultas, as reconsultas, os exames, outros procedimentos e então estipulem um processo para isso.

O que acontece primeiro? A ligação do paciente? E depois? E depois? E depois?

Rever esse passo-a-passo de todos os serviços pode parecer uma tarefa boba mas, ao pensar neles com todo o seu time, você verá como existem dúvidas que podem ser solucionadas e gargalos que podem ser melhorados.

Isso ajuda a criar uma ordem de tarefas que garante um fluxo repetitivo e eficaz dos processos.

E não precisa ser um processo fechado, imutável.

É importante e saudável para a sua gestão que esta padronização seja revista por parte do gestor de tempos em tempos.

Casa organizada? Então vamos a próxima dica!

Utilize ferramentas de check-list

Comece a utilizar ferramentas de check-list e veja como isso facilita a organização das tarefas ao longo do seu dia.

A tecnologia de que dispomos possibilita a criação de listas de tarefas utilizando ferramentas que, além de manter tudo mais organizado, ajudam a lembrar das pequenas tarefas e facilitam a vida de toda sua equipe médica.  

Elas também vão te ajudar a não esquecer dos seus afazeres na rotina do consultório.

Por vezes assuntos urgentes aparecem para se resolver e acabam passando por cima de tarefas rotineiras que não podem ser esquecidas.

Ou então, aquela tarefa simples que precisa ser feita mas foi deixada para depois.

Por isso, um check-list é tão útil: ele vai te ajudar a organizar suas tarefas e seu consultório vai ficar muito mais produtivo.

Existem diversas ferramentas e aplicativos para computadores e smartphones que podem ser úteis.

Um deles é o Evernote: um aplicativo bem prático que lhe permite fazer anotações, criar checklists e gerar notas com apenas alguns toques na tela do seu celular.

Dessa forma você organiza suas tarefas e garante que nada passe despercebido por você!

Além de organizar sua rotina e tornar seu dia a dia mais produtivo, checklists também são ótimas ferramentas de gestão.

Afinal, quando colocamos em uma lista todos os nossos afazeres, fica mais simples organizarmos toda a nossa semana, mês ou até mesmo o ano, vendo quais são nossas possibilidades e oportunidades de gestão.

Organize sua agenda médica

A agenda de uma clínica médica é a alma do funcionamento.

É a partir dela que tudo se organiza.

Os atendimentos, os compromissos, enfim: toda a vida da secretária e do médico estão nesse calendário.  

Uma agenda organizada garante que a equipe do consultório também esteja organizada.

Padronize seus horários por tipo de atendimento, lugares de atendimento e horários que o médico está realmente disponível para consultas!

Isso vai ajudar a organizar sua agenda em um primeiro momento, evitando atrasos nos atendimentos ou confusão de agendas.

Estipule então, um tempo determinado para cada tipo de consulta.

Organizar a agenda do médico é importante, mas não esqueça também da agenda da secretária. Ela também requer atenção.

Organize as folgas de todos da equipe, de acordo com o número de atendimentos por dia.

Caso a secretária atenda mais que um médico, é importante ter as agendas separadas.

Se atenha aos dias com maior volume de atendimentos e faça escalas que não prejudiquem o andamento das atividades.

Também é importante que o médico e a secretária tenham acesso à agenda de qualquer lugar.

No fim de todos os dias, crie como hábito ver como será o dia seguinte, para organizar os atendimentos na clínica médica.

Essa organização da agenda vai permitir que sua equipe tenham muito mais produtividade.

Planejar seu dia a dia facilita e muito os processos necessários para o funcionamento da sua clínica.

Agora, imaginou ter toda essa organização em agendas de papel? Quase impossível, não é mesmo?

Agendas online são a melhor solução para médicos e secretárias terem todas essas funcionalidades.

Acesso de onde estiver, facilidade para marcar e desmarcar consultas, organização de várias agendas em um mesmo sistema.

Migre para o online para ver a produtividade realmente acontecendo, além de diversas outras funcionalidades que uma agenda online pode oferecer para sua clínica.

Atendimento ágil na recepção

Com processos organizados e agenda em dia, a qualidade de atendimento e agilidade são uma resposta automática que farão com que você tenha um serviço perfeito na recepção.

Para um atendimento mais ágil em sua clínica médica, sua secretária deve estar bem treinada e preparada para resolver quaisquer problemas que venham a tona.

A recepção é a primeira impressão que seus pacientes terão de sua clínica, é o primeiro ponto de contato direto com o seu trabalho.

Portanto, faça o possível para que seja uma ótima primeira impressão.

O bom atendimento deve acontecer com o cliente que vai até seu consultório e com quem faz contato pelo telefone ou redes sociais.

De toda a forma, garanta que seu atendimento acontece de forma atenciosa e cautelosa.

No que diz respeito a agilidade, fica ainda mais fácil quando se utiliza um software como aliado.

Por que adotar um sistema de gestão?

Alcançar altos níveis de produtividade fica fácil quando se utiliza um sistema de gestão especializado.

Isso porque ele ajuda a organizar todas as tarefas da clínica, além de automatizar processos e centralizar ações.

Através das ferramentas da Doctor Max, você tem mais controle e gestão otimizada do tempo.

As funcionalidades impactam em todos os setores:

PAINEL: As principais informações do seu negócio, disponíveis em gráficos e resumos completos para auxiliar na tomada de decisão.

CLIENTES: Ficha de cadastro, anamneses, anotações, atestados, receituários, galeria de imagens e documentos.

Tudo registrado em um só lugar.

AGENDA: Controle das consultas e dos retornos.

Diminuição das faltas e agenda configurável por profissional e tipo de atendimento.

PRONTUÁRIO: Acesso às informações completas de seus pacientes com segurança.

Orçamento integrado para cobrança de consultas e procedimentos.

FINANCEIRO: Receitas, despesas, fluxo de caixa, controle de cartões e cheques, emissão de boletos, maquininha de cartão de crédito/débito integrada ao sistema.

Muito mais facilidade no controle financeira de seu consultório.

MARKETING: Ferramentas de captação e fidelização de clientes: mala direta, SMS e envio de e-mails automáticos.

Facilitando a comunicação com seus pacientes.

RELATÓRIOS: Inúmeros relatórios para ajudar você a mensurar cada detalhe e gerenciar com sucesso seu negócio.

Tome decisões mais assertivas e tenha controle sobre toda a sua clínica analisando os relatórios.

FERRAMENTAS: Controle de estoque e auditoria, para facilitar o controle de tudo o que é comprado e utilizado em seus atendimentos.

Utilizando um software de gestão para clínicas médicas você ganha mais tempo para se dedicar ao seu lazer, ou até mesmo para fazer especializações da sua área atuante.

A possibilidade de poder checar sua agenda remotamente, de onde quer que você esteja, também ajuda a organizar sua vida pessoal, que fica muito atrelada a agenda médica.

Siga todas estas dicas e melhore a produtividade da sua clínica médica.

Descubra como a Doctor Max pode ser sua melhor aliada na organização e no alcance de melhores resultados da sua clínica!

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