Dicas para a organização de clínicas médicas

Organização dentro de uma clínica médica é fundamental!

Toda a clínica ou consultório médico, necessita dela para funcionar sem contratempos, afinal, é a organização que vai ditar a ordem das tarefas que são necessárias para garantir que todos os atendimentos sejam feitos mostrando profissionalismo para o paciente.

Uma recepção desorganizada não é bom para a imagem de sua clínica médica.

Primeiramente porque o paciente pode se sentir desconfortável em um ambiente com revistas e jornais largados em qualquer lugar.

Copos sujos sobre as poltronas e mesas também não demonstra limpeza.

Processos desorganizados podem resultar em agenda com falhas, prejuízo no financeiro e falta no estoque. 

Podem parecer apenas detalhes, mas a organização realmente faz toda a diferença!

Para que o dia a dia de sua clínica seja de fato produtivo, a organização é essencial.

Aqui, já vale destacar que toda a organização surge de um planejamento estratégico desenvolvido pelo gestor. 

Justamente por isso hoje separamos dicas essenciais para garantir que sua clínica médica esteja organizada e seus processos otimizados.

Boa leitura!

Técnicas de organização para colocar em prática em sua clínica médica

Descarte tudo o que não for necessário

Guardar o que não é realmente necessário para sua clínica apenas ocupa espaço e impede a organização total do espaço.

Sua mesa, gavetas e armários, devem conter apenas os materiais utilizados diariamente por você.

É importante deixar com fácil acesso tudo o que você usa com mais frequência.

Isso permite que tudo volte para o seu devido lugar logo depois de ser utilizado.

Mantenha sua agenda médica sempre organizada e atualizada

A agenda de uma clínica ou consultório médico e a alma do negócio. Todas as atividades da clínica acontecem em prol dos atendimentos e dos pacientes. Por isso é tão importante que você esteja sempre atento a ela.

Procure sempre confirmar os agendamentos com os pacientes antecipadamente, garantindo que eles se façam presentes para suas consultas e exames. Além do mais, sempre atualize os cancelamentos feitos. 

Tenha uma lista de espera organizada com os nomes de pessoas que precisam ser atendidas o quanto antes.

Dessa forma sempre que um horário vagar em sua agenda, o paciente receberá o atendimento. 

Também é importante que a agenda seja conferida sempre do dia anterior, não apenas pela secretária, como também pela médica ou médico responsável.

Dessa forma, ambos saberão como o dia seguinte seguirá. Se existe tempo hábil na agenda para que outras atividades sejam desenvolvidas.

Faça checklist de tarefas

Primeiramente é preciso que todas as tarefas sejam devidamente delegadas para evitar que alguém fique sobrecarregado.

Depois disso, experimente a criação de um checklist de tarefas. 

É sempre bom deixá-las em ordem de importância.

Algumas tarefas dependem de outras para acontecer, portanto fique atento a isso quando for criar a lista. 

Ao manter sua agenda organizada e conferir como será a demanda de atendimentos do dia seguinte, é possível deixar seu checklist mais completo.

Em dias em que sua agenda não se encontra lotada, é possível dar mais atenção a outras tarefas administrativas ou financeiras, por exemplo. 

Utilize ferramentas para organizar seus processos

Utilizamos tecnologia diariamente para tornar nossas vidas mais fáceis. E o mesmo pode ser feito no seu consultório ou clínica médica.

Para isso é possível utilizar algumas ferramentas de organização. 

Confira quais ferramentas de organização podem ser úteis no seu consultório e revolucionar suas tarefas:

Excel: Quando se fala em organização é impossível não falar em planilhas. Elas são recursos fundamentais e muito importantes.

Contudo, não são as mais fáceis de se trabalhar. Isso porque os dados são adicionados manualmente, e pode ser que ocorram erros no meio do caminho;

Evernote: Esse aplicativo permite que você reúna todas as anotações. Dessa forma as informações não serão perdidas em papéis e post its;

Skype: Esta é uma boa ferramenta para pequenas conversas. Principalmente no que diz respeito a troca de informações no ambiente de trabalho;

Leitor de PDF: Este programa permite que você leia e crie documentos. Também possibilita que eles sejam impressos sem alterações de versão;

Sistema de gestão: Um software tem o poder de gerenciar todos os processos ligados à agenda, e aos processos financeiros e administrativos.

Seu prontuário e outras informações inerentes ao trabalho no consultório também ficam centralizadas no sistema.

O software de gestão Doctor Max garante uma gestão integrada e otimizada para o seu consultório ou clínica médica.

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