A agenda médica é a alma de um consultório.
Por isso, produtividade e organização são dois detalhes que sempre estão na mira dos médicos e gestores quando este é o assunto.
Nela, consta a relação dos atendimentos feitos diariamente, o dia a dia de toda clínica ou consultório e também (muitas vezes) a dor de cabeça da gestão.
Isso porque é a agenda que define e regula o horário de toda a equipe.
Além de uma ferramenta de trabalho, ela também pode mostrar se os resultados de sua clínica são positivos ou negativos.
Uma agenda desorganizada, complicada ou com muitas falhas de processos pode gerar estresse na equipe, falhas nas consultas e prejuízo para a saúde financeira do consultório.
Atrasos, horários vagos, agenda lotada ou vazia. Você passa por esses problemas?
O que fazer para garantir uma agenda organizada que gere mais consultas e produtividade?
Separamos alguns pontos importantes para serem levados em conta para garantir que atropelos sejam evitados e que seus pacientes sejam atendidos de atrasos.
Boa leitura.
Estabeleça um tempo médio para cada tipo de atendimento
Parece básico, mas muitos médicos ainda não conhecem qual é seu tempo médio de atendimento.
É importante que ele seja estabelecido.
Pode ser que seja a primeira consulta do paciente, uma consulta regular de alguém que costuma ir até você devido a algum tipo de tratamento, ou até mesmo um exame.
A primeira consulta sempre demora mais, já que o médico acaba tendo que fazer diversas perguntas, a fim de entender o quadro do paciente, além do histórico do mesmo.
E contraponto consultas de retorno de pacientes que seguem com você, costumam ser mais rápidas.
Exames têm sempre um tempo médio em comum já que o procedimento costuma ser um só e se repete de maneira constante.
Na agenda, separe os tipos de atendimento.
Nela, deve constar qual é o tipo de cada consulta marcada, a fim de evitar que seus paciente esperem por horas a fio.
Uma dica bastante útil é separar sua semana em dias para atendimentos específicos.
Como dias em que são feitas apenas primeiras consultas, ou apenas exames, por exemplo.
Essa organização depende muito da demanda de cada clínica e do tipo de atendimento que ela oferece, além da especialidade, mas pode ser uma boa forma de organizar sua rotina.
Confirme os agendamentos
Consulta marcada, tudo certo e o paciente não apareceu. Quantas vezes isso já aconteceu em sua rotina?
Imprevistos acontecem, mas as faltas são um verdadeiro gargalo para o médico gestor.
Manter as consultas agendadas e confirmadas é extremamente importante, para evitar horários vagos e prejuízos.
Confirmar com seus pacientes com alguns dias de antecedência suas consultas agendadas é fácil e essencial.
Até porque, se houver uma lista de espera de pacientes que precisam ser atendidos, eles podem ser avisados destes horários com tempo suficiente para que eles se organizem.
A confirmação pode ser feita através do envio de SMS, e-mails, ou até mesmo através de aplicativos.
Depois da confirmação ou da desistência do paciente, fica muito mais simples para sua secretária ou auxiliar reorganizar a sua agenda.
Além do mais, este canal de confirmação tem a capacidade de reduzir em grandes taxas o não comparecimento dos pacientes nas consultas.
Utilize um software para médicos
Automatizar envios de SMS, e-mails e uma agenda online são ferramentas já disponíveis no mercado em softwares focados no segmento médico, como o Doctor Max.
Sabemos que a rotina de um consultório não é nada regular.
De uma hora para outra sua sala de espera pode lotar, o telefone não para de tocar, enquanto na próxima semana você estará com tempo livre.
Para uma rotina mais equilibrada e sem apuros, a organização de sua agenda vai garantir que maiores problemas não aconteçam.
Justamente a fim de evitar todo e qualquer problema que pode surgir de uma agenda desorganizada, otimize seu tempo, suas tarefas e sua gestão.
Isso só é possível com o uso de um software completo de gestão para clínicas e consultórios.
Um sistema assim é pensado inteiramente na sua gestão e no seu dia a dia.
Vamos entender o que um software pode fazer por você e pela sua agenda?
Cadastro de pacientes
Com ele você pode fazer o cadastro completo de todos os pacientes, aproveitando também para fazer agendamentos de consultas ou exames.
Desta forma o próprio sistema mostra o próximo horário vago e o agendamento é feito de forma rápida e eficiente.
Agenda otimizada
Configure todos os procedimentos que você realiza em sua clínica ou consultório, e os diferencie por categorias ou cores.
Desta forma a agenda médica fica mais visual e muito mais fácil de entender.
Organize também sua agenda caso você trabalhe com mais que um profissional, sem complicações.
Consultas, exames, procedimentos: tenha tudo a poucos cliques de distância. Sem papel!
Você pode verificar todos os seus horários, além de controlar seus compromissos e evitar imprevistos de onde quer que você esteja.
Sua agenda é a base para que seja possível marcar outros compromissos que dizem respeito a vida pessoal do médico.
SMS para consultas!
SMS de lembrete de consulta é uma ferramenta que deve ser muito bem explorada por você.
Quando o paciente responde a mensagem indicando se confirma ou não a presença na consulta previamente marcada, o sistema automaticamente atualiza a agenda.
Caso ele venha a dizer que não poderá comparecer um espaço vago aparecerá na sua agenda, você saberá que deve retornar para este paciente para saber se é necessário remarcar esta consulta.
Lista de espera sempre em dia
Crie esta lista de espera dos pacientes que estão aguardando um horário vago na sua agenda para marcar uma consulta.
Desta forma, quando outro paciente desmarcar uma consulta com antecedência, será possível agendar outros pacientes com mais rapidez e evitar horários vagos na sua agenda.
Quando uma gestão é feita de forma integrada, através da utilização de um software, todas as informações dos cadastros do seu paciente ficam armazenados em um lugar seguro.
Ele também centraliza o atendimento e, portanto, se torna simplesmente fundamental para vitalidade de qualquer clínica ou de um consultório.
Um software proporciona maior organização e melhorias no desempenho no atendimento.
E isso acontece não só com paciente que vai até você, como daquele que telefona para te contatar ou marcar um horário.
Uma gestão integrada, que permita o acesso não só das recepcionistas e secretárias, como também dos médicos, das suas devidas agendas, garante que o número de erros e retrabalho cheguem a quase zero.
Sem contar as informações que você terá para tomar decisões mais assertivas para seu consultório ou clínica médica.
Os dados envolvidos e gerados através das consultas englobam desde informações sobre os pacientes até os processos da empresa.
Estes, devem ser muito bem gerenciados, a fim de assegurar eficiência em todos os processos que geram seu funcionamento e fluxo de tarefas.
A acessibilidade aos dados é uma função muito importante que facilita demasiadamente a vida de quem lida com a agenda.
E também depende da mesma para saber quais compromissos pode marcar ou organizar, aliando sua vida pessoal com a agenda do consultório ou clínica.
Garanta que sua agenda médica esteja organizada levando em conta estas dicas e perceba a produtividade de toda sua equipe apresentar resultados positivos rapidamente.