Por que você precisa de um sistema de gestão em sua clínica?

Uma clínica médica, assim como uma empresa, é feita de pessoas, processos e clientes.

Sua equipe, suas consultas e os clientes são o que movem a sua rotina médica. 

É simples, parece básico, mas para que suas consultas ocorram de forma organizada, é necessário que diversas pequenas atividades sejam colocadas em ação.

Toda a gestão administrativa, financeira e organizacional deve ser acontecer de forma harmoniosa para que seja atingido o sucesso da clínica.

Muitas vezes dividindo a jornada como médico e gestor, rapidamente você perceberá que não é tão simples deixar tudo em ordem.

Por isso, contar com um sistema de gestão é a melhor opção. 

A automação de processos veio para auxiliar gestores de todas as áreas e com o nosso segmento não seria diferente.

Atingir um bom nível de produtividade é tudo o que se quer e a procura por uma solução para tanto é imprescindível. 

Vamos então entender porque um software pode ser o melhor aliado do gestor de uma clínica médica? 

O que um sistema automatizado pode fazer pela sua clínica?

Centralização de informações

Um sistema para clínicas permite que informações como cadastro de pacientes, confirmação de horários de consultas, fluxo de caixa, controle de estoque e fornecedores, fiquem em um só lugar. 

Tudo fica disponível para que o gestor confira estes dados a qualquer momento.

Aliás, com um sistema web, o gestor tem a segurança dos dados na nuvem e o acesso de qualquer lugar.

Mais comodidade para a gestão, que pode ser realizada de qualquer ambiente. 

Controle das atividades

Através dos relatórios é possível controlar as atividades e ações desenvolvidas em sua clínica médica.

Analisar seus resultados torna a gestão muito mais organizada eficaz.

Além do mais, tendo um panorama geral da situação, é possível tomar decisões com muito mais segurança. 

Os relatórios de gestão são uma ótima base para você conhecer sua saúde financeira, de processos, de equipes.

Ter o hábito de olhar esses dados e pensar estrategicamente com eles pode transformar a sua rotina. 

Atendimento personalizado para seus pacientes

O atendimento da sua clínica começa muito antes do seu paciente chegar e não termina no momento em que ele sai.

Ter o cadastro de pacientes, prontuário seguro e eletrônico, e integrações com ferramentas como o Memed, transformam a experiência do seu consumidor. 

No momento em que o paciente chega na clínica a secretária tem acesso fácil aos seus dados e retorna um atendimento muito mais personalizado.

O mesmo acontece com o médico, que consegue consultar o histórico do paciente e conferir o andamento das últimas consultas. 

Otimização do tempo e das tarefas

Tarefas administrativas, financeiras e organizacionais: como funciona a sua clínica hoje?

São muitas coisas a serem feitas no dia a dia e a correria pode fazer com que algumas tarefas passem despercebidas ou até mesmo deixadas de lado pela falta de tempo para realizá-las.

O acesso fácil às informações e as atividades automatizadas pelo sistema permitem um aproveitamento de tempo em grandes níveis.

Além do mais, a agilidade de informações se torna uma grande ajuda para você e sua equipe, pois torna o atendimento mais eficaz e fácil. 

Segurança de informações

O cenário é fácil de ser imaginado, pois é extremamente comum: uma agenda de papel com muitas informações anotadas com pressa. Documentos perdidos em meio a pilhas de papel.

Prontuários e exames perdidos em gavetas. Os pacientes que desmarcam ou faltam consultas e a gestão que não tem nenhum registro desses dados.

No fim do dia, arquivos e arquivos de papéis para serem guardados e organizados. 

Se identificou com essas opções? 

Para evitar esse tipo de situação, a utilização de um sistema de gestão se torna essencial. Ele reúne todas as informações de forma segura na nuvem. 

Procura por alguma informação, agenda eletrônica, controle de fluxo de caixa, marketing: sua gestão fica concentrada em um único ambiente e você não se preocupa com perdas ou erros de informações. 

Mais produtividade e melhores resultados. 

Pacientes satisfeitos com seu serviço rápido e eficaz significa fidelização e, portanto, mais lucratividade. 

Seu time com informações organizadas, menos papéis espalhados e mais tranquilidade no gerenciamento de pequenas tarefas produzem mais, melhor e com mais felicidade. 

Diversos processos bastante burocráticos acabam se resolvendo de forma fácil através do sistema e seu time fica com mais tempo livre para atender seus clientes. 

Agenda organizada

A alma de toda sua clínica médica é sua agenda. Ele precisa se manter organizada e atualizada sempre, a fim de garantir que todos os atendimentos sejam feitos dentro do horário marcado. 

Isso mostra respeito pela parte da clínica com os horários do paciente e é a função zero de toda essa rotina.

Por outro lado, uma agenda organizada passa segurança e tranquilidade para sua equipe, uma vez que as coisas acontecem calmamente.

Uma agenda eletrônica diminui drasticamente os erros com consultas remarcadas ou pacientes faltantes.

Organizar e gerenciar mais que uma agenda também se torna algo simples de ser resolvido. 

Chat interno

Através do chat interno do sistema a comunicação entre os membros de sua equipe se torna muito mais segura e ágil. Essa ferramenta diminui muito as falhas de comunicação.

A conversa entre o consultório do médico e a recepção acontece de maneira rápida.

Caso seja necessária a ajuda de sua secretária em um dado momento, fica fácil chamar a mesma. 

A conversa em um local seguro e rápido é essencial para um atendimento rápido e eficaz.

Lembrete de consultas por SMS e E-mail

Por vezes pacientes faltam suas consultas sem aviso prévio.

A maior parte das clínicas procura contornar essa situação enviando lembretes de forma manual para cada paciente no dia anterior da consulta. 

Esse tipo de solução funciona bem, porém é trabalhosa, e toma muito tempo da sua equipe. 

Nesse sentido, o software aparece como um forte aliado. Isso porque ele possibilita o envio de mensagens por SMS e e-mail para pacientes de maneira automática, gerando uma organização prática de sua agenda médica.

Através da confirmação de consultas, é possível reduzir até 30% das faltas dos pacientes.

Alguns softwares também possuem uma lista de espera no sistema.

Permitindo que os pacientes que estão aguardando por uma consulta sejam registrados.

Dessa forma, caso um paciente cancele em cima da hora, outro pode ser realocado de forma rápida.

Controle financeiro 

Um software de gestão eficiente possibilita que sejam feitos os lançamentos e controle financeiro de forma fácil.

Além do mais, ele permite uma visão completa de todas as receitas e despesas da clínica. 

Sistemas específicos para clínicas também possibilitam a emissão de relatórios precisos mostrando a equilíbrio das contas de sua clínica médica.

Além do mais, ele pode indicar qual o convênio mais rentável para sua clínica. 

Dessa forma, fica mais fácil analisar e identificar quais os gargalos que estão comprometendo a saúde financeira do seu negócio.

Doctor Max como seu aliado!

Contar com um software confiável e ágil transforma otimiza sua gestão e torna sua equipe muito mais produtiva.

O sucesso e a lucratividade de um empreendimento começa com uma gestão organizada e otimizada, aliada a uma equipe motivada. 

A melhor forma de fazer isso acontecer é contando com um sistema de gestão específico para clínicas médicas. 

Tendo um software completo como o Doctor Max você tem:

  • Gestão financeira completa: Controle seu fluxo de caixa, receitas, despesas, controle de cartões e cheques, emissão de boletos, maquininha de cartão e todo o controle financeiro da sua clínica em um só lugar. 
  • Módulo contábil (by Contify): um escritório completo de contabilidade com um só clique. Emita DARF, controle seu livro caixa e fique sempre em dia com a Receita Federal diretamente do seu Dental Office. Carnê Leão e livro caixa sem depender de escritórios de contabilidade;
  • Relatórios: Com a função de relatório, você pode analisar e mensurar seus resultados com muito mais facilidade;
  • Cadastro de Pacientes: Preencha fichas de cadastros, anamneses, anotações, atestados, imagens e documentos diretamente no Dental Office de maneira simples e segura;
  • Agenda: Para que um consultório funcione bem, é indispensável uma agenda organizada. Controle suas consultas e retornos, diminua as faltas e configure suas agendas por profissional. Além de poupar muito mais tempo, mantenha o dia a dia organizado e otimizado.

Todas estas ferramentas e muitas mais ao seu dispor, tornando sua gestão um verdadeiro sucesso.

Conheça o Doctor Max, a força do sucesso de sua clínica médica!

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