Quais são os requisitos básicos para uma secretária médica?

Quando se trata da contratação de um funcionário para o seu negócio é imprescindível que essa etapa tenha critérios de seleção. E na contratação de uma secretária para a sua clínica médica não é diferente.

Afinal, este profissional precisará ter algumas responsabilidades para o desenvolvimento do seu consultório, e participa ativamente de todas as etapas e processos que ocorrem no ambiente.

Por este motivo, na hora de definir os critérios de seleção, é necessário levar em consideração alguns requisitos comportamentais básicos, além dos requisitos técnicos.

Nesse contexto, você verá neste artigo os principais atributos que uma secretária médica precisa exercer para ajudar o seu negócio como um todo.

Preparado? Vamos lá?  

Buscar sempre pela organização

Organização para secretárias médicas

A principal característica que uma secretária precisa desenvolver é a organização. E pode parecer até mesmo óbvio, mas uma secretária mal organizada pode comprometer o andamento das consultas e até comprometer o financeiro da sua empresa.

E além da secretária, outros profissionais que atuam na sua clínica também precisam desse requisito.

Mas porque? Essa é bem fácil de responder. Devido a grande circulação diária de informações, para que o desempenho da clínica esteja em alto nível, é fundamental que o ambiente e as ferramentas de trabalho estejam bem organizadas. 

Caso contrário, repassar prontuários, modificar status de atendimento e controlar os agendamentos pode se tornar muito mais burocrático do que se aparenta.

Além de uma organização no ambiente, onde a área de trabalho esteja bem adequada para o desenvolvimento das atividades, também é essencial que essa profissional consiga centralizar as tarefas digitalmente

Para isso é fundamental que a secretária tenha conhecimentos de informática básica para operar as ferramentas de organização da clínica, como um software médico ou uma agenda online, por exemplo. 

Por este motivo, o requisito básico para qualquer secretária é ser bem organizada e buscar sempre aprimorar a organização da clínica

Boa comunicação

Comunicação de secretárias médicas

Outro ponto que precisa ser levado em consideração das características de uma secretária médica é a comunicação. Afinal, ela pode ser o primeiro contato de um paciente com o seu trabalho.

Isso ocorre porque em muitas clínicas e consultórios essa profissional também desenvolve o papel de recepcionista (no atendimento ao paciente). 

E justamente nesses casos de atendimento, é fundamental que ela transpareça empatia, que seja clara e objetiva em todos diálogos. Pois, é nessa etapa que o paciente tem suas primeiras impressões sobre a sua clínica ou consultório. 

Além disso, ser educada e tratar a todos com respeito e dignidade é essencial para a secretária. E isso vai além dos pacientes, mas engloba todos os funcionários, fornecedores e demais pessoas que fazem parte do dia a dia da clínica.

Ter controle emocional

Assim como a rotina de um médico, o dia a dia de uma secretária é bem corrido, portanto, alguns momentos podem se tornar estressantes. Como você já notou, além de lidar com muitas pessoas todos os dias, a secretária ainda tem o dever de exercer certas atividades administrativas.

Juntando tudo isso, muitas pessoas não conseguem lidar com essa pressão e acabam atendendo de forma incorreta o paciente, ou não exercendo suas funções da maneira mais correta.

E isso pode acarretar em alguns problemas para a clínica, evitar a fidelização de pacientes, entre outras questões. E nesses momentos, ter controle sobre as suas emoções é fundamental.

Por isso, ela necessita ter um excelente controle emocional para lidar com empatia nas frustrações dos pacientes e nos encargos das atividades gerenciais.

Ter espírito de liderança

Sempre dizemos aqui no Blog do Doctor Max que a secretária é a principal representante da clínica, pois é ela que lida diretamente com pacientes, funcionários internos e fornecedores. 

E como você sabe, todas essas atividades são essenciais para que as engrenagens de uma empresa funcione corretamente. Já imaginou uma clínica médica sem secretária?

Por este motivo, a secretária precisa ter autonomia e uma atitude resoluta para liderar. Afinal, imprevistos podem acontecer e essa profissional precisa ter liberdade para resolver esses problemas.

Vale ressaltar que a secretária não é apenas uma funcionária qualquer da clínica. Muitas vezes ele desenvolve um papel de braço direito da diretoria, ou do dono da clínica. 

E por isso, é importante que essa profissional tenha em mente que suas ideias e ações podem melhorar o desempenho produtivo do negócio. 

Mas para que nada seja feito de forma aleatória, e para exercer perfeitamente essas atividades, a transferência de responsabilidade tem que ser entendida a ela e pela gestão da clínica ou consultório.  

Dessa forma, tanto a gestão quanto a secretária têm papéis definidos e alinhados, com noção de limites e atitudes que cabem à gerência ou a ela.

Praticar a proatividade 

Ser proativo é um fator de diferencial para muitos profissionais no mercado de trabalho. E secretárias médicas também precisam desenvolver e aprimorar a sua proatividade.

E da mesma forma como os aspectos do controle emocional e o espírito de liderança, é muito difícil identificar inicialmente essas características na pessoa.

Contudo, já existem diversos testes de seleção que apontam a candidata que apresenta uma atitude proativa, que nada mais é do que um atributo de antecipação ao problema.

Querer sempre aprender com os erros e se antever aos possíveis problemas são aspectos que podem ajudar a própria rotina da secretária. E claro, por consequência, da clínica.

Tudo isso sem contar que a proatividade molda indiretamente qualquer profissional à excelência, o que é cada vez mais buscado no mercado de trabalho. 

Portanto, investir em uma profissional proativa, ainda mais para o cargo de secretária médica, é essencial.   

Por fim,

Viu só? Esses são apenas os requisitos básicos que uma secretária médica precisa ter. 

Embora muitas dessas profissionais não tenham algumas dessas características mencionadas anteriormente, ainda há tempo de buscar qualificação.  

E se você pretende trabalhar como secretária médica, ou gestor que está em processo de contratação, muita calma nessa hora! 

Temos duas dicas de ouro para você. A primeira é: leia os conteúdos do blog Doctor Max. São diversos posts de gestão que farão você entender melhor como funciona a rotina gerencial de uma clínica médica e o que uma secretária médica precisa ter. 

E a segunda, baixe nosso e-book sobre ‘Quais as competências essenciais de uma secretária médica?”. É gratuito! Basta clicar aqui embaixo: 

Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado a entender melhor o quão importante é esse profissional no seu negócio. Não deixe de compartilhar com os amigos e colegas de profissão, e claro, com a sua equipe.

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Esperamos você aqui nos próximos posts! Agradecemos a sua leitura e até a próxima.