Administrar os horários de um consultório médico não é tarefa fácil.
A agenda é peça chave nessa operação, porém, quantas vezes seu paciente não apareceu na consulta sem nenhum aviso prévio?
Uma agenda planejada e organizada é essencial, mas nem sempre é suficiente para diminuir as faltas nas consultas.
O cancelamento de consultas é de fato um problema bastante sério enfrentado por consultórios médicos.
Por mais comum que seja, é algo que profissionais sempre tentam combater, e com razão.
Isso porque é um problema que, quando em grande escala, causa prejuízos financeiros e profissionais..
É claro que pacientes podem faltar. Imprevistos acontecem tanto com médicos quanto com clientes.
Porém, na maior parte das vezes isso acontece porque esquecem o horário agendado.
Hoje, separamos 8 dicas de ouro para te ajudar a evitar este mal e manter sua agenda organizada e sem faltas.
Boa leitura!
1. Abandone as agendas de papel
A tecnologia está aí para lhe ajudar.
Softwares de gestão para clínicas e consultórios, como o Doctor Max, possuem agenda totalmente personalizada para o seu dia a dia.
Seguras, automáticas, já com cadastro de pacientes: com uma agenda em um sistema efetivo de gestão sua secretária ganha mais autonomia e você gestor ganha tranquilidade.
Com elas, fica mais simples gerenciar a rotina do profissional, ou de mais profissionais ao mesmo tempo, fazer troca de horários, ver as faltas e consultar o histórico do cliente.
Além das agendas, sistemas de gestão contam com outras funcionalidades e benefícios chaves para diminuir as faltas nas consultas, que falaremos a seguir.
2. Envie lembretes
Diversas razões podem levam o paciente a faltar a uma consulta agendada, mas na maior parte das vezes, isso acontece por esquecimento.
O paciente, assim como você, tem uma vida atribulada.
Isso significa que tem que resolver diversos problemas entre o trabalho e a família.
Ou seja, por mais importante que a consulta seja para o seu bem-estar, o dia e o horário marcado podem acabar passando despercebidos.
Portanto, a função de lembrá-lo é do responsável pela agenda em seu consultório.
Essa pessoa pode ser você gestor, ou sua secretária.
Normalmente, esse trabalho é feito com a secretária.
Na maior parte das vezes ela liga para cada paciente e confirma a consulta no dia anterior a consulta marcada.
Contudo, existem alternativas modernas, que com o auxílio da tecnologia são mais confiáveis, além de custar menos tempo e dinheiro para sua clínica.
Os lembretes enviados via SMS são uma das melhores opções. Isso porque podem ser automatizados através de um software conectado a sua agenda.
Além de possuir baixo custo, eles alcançam qualquer paciente em qualquer lugar. A mensagem é bastante simples, pois o único objetivo é lembrar o paciente do horário agendado.
E, por fim, você ainda ganha a confirmação ou cancelamento da consulta.
Lembretes assim reduzem em até 30% as faltas de pacientes.
Se você pode confiar no acesso de seus pacientes a internet, os lembretes via e-mail também são uma ótima opção.
Eles reduzem ainda mais os gastos com telecomunicação.
A ideia é exatamente a mesma do SMS. Lembrar o paciente do atendimento e dar a ele a oportunidade de confirmar ou cancelar a consulta agendada.
SMS e e-mails devem fazer parte do seu dia a dia na clínica.
Sua comunicação só tem a ganhar com essas duas ferramentas muito simples.
3. Gestão de pacientes
Ao utilizar um bom software de gestão, todas as atividades da clínica ficam integradas em um só lugar.
A agenda do seu consultório já é diretamente conectada ao serviço de lembretes e ao faturamento.
Isso acaba facilitando o acesso a qualquer informação da clínica.
A integração com a confirmação ou cancelamento da consulta diretamente com agenda acaba atualizando automaticamente de acordo com a resposta do paciente.
Dessa forma, fica extremamente fácil conferir quem confirmou ou não a consulta ou quem deseja remarcar o atendimento.
O responsável pela agenda sempre saberá para quem ligar caso seja necessário remarcar a consulta
4. Recepcionista bem treinada
Mesmo tendo a tecnologia como aliada, é preciso que sua secretaria esteja bem treinada e atenta a tudo.
Aqui em nosso blog, já comentamos o que não você não pode deixar de considerar na hora de contratar essa profissional.
É necessário que ela confira se existe algum paciente agendado que ainda não confirmou a consulta, para que só então ela recorra ao velho telefone para cumprir essa tarefa.
Caso algum paciente avise que não poderá comparecer, ela já poderá adiantar a consulta de outro paciente.
Por isso é importante ter uma lista de pacientes em espera de consulta de emergência.
5. Faça tudo com antecedência
Caso a confirmação de consultas seja feita apenas no final do dia anterior ao atendimento, não dá tempo para que outros paciente sejam notificados.
O que significa que fica difícil que eles ocupem os horários vagos.
Justamente por isso, é importante escolher bem o momento de entrar em contato com os pacientes.
O ideal é cerca de 24 horas antes da consulta.
Assim, o paciente já terá certeza se poderá ou não comparecer a consulta e, caso a consulta seja desmarcada, outro paciente pode ser avisado e aproveitar o horário vago.
6. Canais de comunicação abertos
Caso o paciente confirme sua consulta, esclareça quais as formas de contato com o consultório e onde ele pode encontrar mais dados sobre o local.
Você pode informar a ele questões como pontos de ônibus, ou até mesmo vagas de estacionamento próximas.
Se o paciente desmarcar o atendimento, é essencial oferecer imediatamente a ele a opção de remarcar a consulta para outra data. também vale a pena perguntar a razão da indisponibilidade dele.
Ouça atentamente o paciente e procure outra data disponível que seja viável para ele.
Manter os canais de comunicação da clínica sempre abertos dá liberdade para seu paciente e ajuda na fidelização dele.
Afinal, quando sentimos que somos ouvidos e compreendidos, nos sentimos melhores, não é mesmo?
7. Compromisso e profissionalismo
O médico não pode atrasar ou desmarcar atendimentos em cima da hora.
Isso porque o paciente pode acabar se sentindo no direito de fazer o mesmo.
Para combater isso é importante trabalhar com compromisso e profissionalismo.
É recomendado estimular uma cultura de compromisso na clínica por parte da equipe e dos pacientes.
Ao marcar uma consulta, o paciente se compromete a estar lá no horário, assim como você.
Comprometa-se a atendê-lo no horário agendado sem atrasos, ou evitando que ele espere por horas a fio.
Deixe bem claro para seu paciente que você valoriza aquele momento.
Não pense em desperdiçar o seu tempo, nem o dele.
8. Fidelize seu paciente
Quando o paciente confia em você a chance de cancelamento de consulta é mínima, e só acontece em casos extremos.
Para quem já conhece seu trabalho, o bom atendimento é primordial para gerar fidelização.
Atender o paciente no horário marcado e tratá-lo com atenção e respeito é essencial.
Um atendimento humanizado e atencioso faz com que você se destaque perante os outros especialistas concorrentes.
Quando o assunto são as primeiras consultas, a boa imagem de sua clínica vai passar essa confiança.
Outro ponto importante é a forma como você faz o marketing.
Isso mostra ao paciente se a clínica é de confiança e se atenderá às necessidades dele.
Mantenha em mente que conhecer o seu público-alvo é essencial.
Isso será um grande diferencial no seu dia a dia, tanto na forma como você irá se comunicar com eles, bem como no cuidado com o ambiente da sua clínica.
Conhecer seu público alvo vai indicar a linguagem que você pode ter com o mesmo, tipo de conversa, estilo de vida e muito mais.
Sempre que possível, procure atender às expectativas dos seus pacientes, e veja quais os pontos de melhoria que você pode aplicar em sua clínica médica.
Otimize sua agenda
Para que seu consultório funcione adequadamente, é necessário uma agenda bem organizada.
A partir disso, se tem um maior controle sob atendimentos e demais compromissos e, claro, evita possíveis atropelos no dia a dia.
Utilizando um software completo como Doctor Max você tem tudo isso!
Além de eliminar o trabalho braçal de preencher uma agenda convencional, é possível economizar muito mais tempo.
Dentro do sistema, você pode ajustar sua agenda médica de maneira fácil e rápida.
Nela você pode controlar suas consultas e retornos, diminuir as faltas e personalizar de acordo com o profissional que utiliza.
Assim, sua rotina torna-se muito mais otimizada, eficiente, e organizada!
E aí, gostou do nosso conteúdo?
Confira também este material completo e saiba como resolver todos os problemas da sua agenda alinhado a um sistema de gestão!
